Records Management Consultant (Luxembourg)

Exquando SA
Avenue Edison 20, 1300 Wavre, Belgium
03/12/2019 17:51:21

Pour un de nos clients, une institution européenne située au Grand Duché de Luxembourg, nous recherchons régulièrement des professionnels de l’information, de la documentation ou des archives, capables de travailler en français et en anglais pour des missions de longue durée. 

 
Dans le cadre de votre mission au sein du département des archives, vous rejoignez une équipe en charge des tâches suivantes : 
 

  • Traitement des documents originaux légaux 
  • Vérification des formulaires de versement aux archives
  • Analyse des documents, vérification de la présence de doublons au sein du système de gestion électronique de documents (GED).
  • Classement dans la GED en appliquant les règles de nommage
  • Saisie de métadonnées 
  • Classement physique des documents
  • Contacts (téléphone ou mail) avec les utilisateurs en cas de question concernant le placement ou la description d’un document dans la GED
  • Archivage du courrier entrant pour quelques départements
  • Réception et analyse du courrier, enregistrement, nommage et encodage des métadonnées selon les règles d’application
  • Conscientisation et conseil aux départements qui ont recours au service d’archives. 
  • Réponse aux questions et requêtes des utilisateurs par rapport à l’emplacement, la description et le nommage des documents contenus
  • Participation à l’élaboration ou la révision de procédures, d’outils quotidiens de travail (travail collaboratif, brainstorming au sein de l’équipe). 


Aptitudes nécessaires : 

  • Rigueur dans le traitement des documents (analyse, description, organisation)
  • Très bonnes capacités d’organisation et de gestion des priorités
  • Bonne connaissance des techniques archivistiques et notamment de la norme ISO 15489 (repérer les documents originaux, les copies certifiées, les PDF, les doublons, les documents ne nécessitant pas d’être conservés etc)
  • Aisance avec l’utilisation d’une GED (telle que Opentext, Documentum, Sharepoint, M-Files, Alfresco)
  • Orientation client et résultat
  • Bonne communication et capacité à travailler en équipe
  • Envie de s’investir dans une équipe de professionnels de l’information
  • Capacité à travailler en français et en anglais (écrit et oral)
  • La curiosité intellectuelle et un intérêt pour les matières techniques sont un atout.

 
 
Qualifications et expérience requises : 
 

  • Vous disposez d’un Bachelier ou d’un Master en gestion / ingénierie documentaire, sciences des bibliothèques et de la documentation, sciences de l’information, archivage, records management, etc.
  • Vous pouvez justifier d’au minimum 1 an d’expérience en archivage, records management, document management ou document control (en entreprise)
  • Vous avez une expérience professionnelle avec une GED.

 
 
Nous vous offrons : 

Une mission diversifiée dans une institution européenne renommée. 
Une occasion de vous perfectionner dans le métier de records manager au sein d’une équipe soudée et sympathique, dans un contexte de projets en phase d’expérimentation et d’amélioration continue.
L’occasion de faire partie d’une entreprise de consultance dynamique à taille humaine, reconnue pour son expertise et portée par une équipe de spécialistes convaincus de l’importance d’une information de qualité.